Urlaubskalender mit Hilfe eines Raum-Postfachs in Exchange Online Erstellen

Wie man einen Urlaubskalender in Exchange Online erstellt, gehört mit zu den häufigsten Fragen. Realisieren lässt sich dies auf unterschiedlichen Wegen, welche jedoch alle Vor- und Nachteile mit sich bringen. Eine einfache Möglichkeit ist die Realisierung über ein Raumpostfach, was wir in diesem Artikel erklären.

Für Administratoren: Erstellen des Urlaubskalenders
Für Anwender: So verwenden Sie den Urlaubskalender

Einführung

Ein Kalender in einem Raumpostfach dient eigentlich der Reservierung von Räumen wie zum Beispiel Besprechungsräumen. Hierbei wird der Termin nicht in einem eigenständigen Terminkalender geplant, sondern durch den Nutzer in seinem persönlichen Kalender. In einem Raumpostfach können Restriktionen bei der Terminbuchung festlegt werden. Zum Beispiel wie lange der Raum für einen Termin belegt werden darf oder wie weit im Voraus geplant werden darf. Auch die Zustimmung bzw. Freigabe durch eine für den Raum verantwortliche Person kann erforderlich sein.

Diese Eigenschaften machen ein Raumpostfach aber auch Ideal zur Urlaubsplanung. So kann jeder seinen Urlaub frei eintragen und zum Beispiel die Personalabteilung wird automatisch über den Terminwunsch informiert. Zudem hat diese über den Kalender einen vollständigen Überblick über alle geplanten Urlaube. Der Antragsteller wird dann auch  automatisch wieder über die Freigabe, Ablehnung oder alternative Vorschläge informiert.

Ein Problem hat die Sache allerdings: Räume lassen sich nur für einen Termin reservieren. Möchten mehrere Mitarbeiter zum gleichen Zeitpunkt einen Urlaub beantragen, würde eine Mehrfachbelegung des Raums erforderlich sein. Glücklicherweise lässt sich diese Möglichkeit einrichten, wenn auch nur über die Kommandozeile. Daher führen wir gleich die gesamte Einrichtung mit Hilfe der PowerShell durch.


Einrichten des Urlaubskalender

Zum Einrichten des Urlaubskalender verbinden wir uns zunächst zu Exchange von der Kommandozeile:

PS C:\> Set-ExecutionPolicy RemoteSigned
PS C:\> $UserCredential = Get-Credential
PS C:\> $Session = New-PSSession -ConfigurationName Microsoft.Exchange -ConnectionUri https://outlook.office365.com/powershell-liveid/ -Credential $UserCredential -Authentication Basic -AllowRedirection
PS C:\> Import-PSSession $Session -DisableNameChecking

Das Raumpostfach erstellen wir nun mit folgendem Befehl:
PS C:\> New-Mailbox -Name "Urlaubskalender" -Room

Standardmäßig sollen Nutzer nur deren eigene Einträge bearbeiten können:
PS C:\> Set-MailBoxFolderPermission "Urlaubskalender:\Calendar" –User default –AccessRights PublishingEditor

Herr Schmidt ist für die Urlaubsplanung verantwortlich und erhält daher vollständigen Zugriff:
PS C:\> Add-MailBoxPermission "Urlaubskalender" -User "Franz Schmidt" -AccessRights FullAccess

Externe Benutzer dürfen keine Terminanfragen an den Urlaubskalender senden:
PS C:\> Set-CalendarProcessing "Urlaubskalender" -ProcessExternalMeetingMessages $false

Herr Schmidt wird über die Urlaubsanträge entscheiden. Bis dahin werden Anträge eines Nutzers im Urlaubskalender nur mit Vorbehalt angezeigt:
PS C:\> Set-CalendarProcessing "Urlaubskalender" –ResourceDelegates "Franz Schmidt" -ForwardRequestsToDelegates $True -AddNewRequestsTentatively $True -AutomateProcessing AutoAccept -AllRequestInPolicy $True -AllBookInPolicy $False

Damit mehrere Personen zur gleichen Zeit Urlaub haben können, erlauben wir Mehrfachbuchungen:
PS C:\> Set-CalendarProcessing "Urlaubskalender" -AllowConflicts $True

Urlaubsanträge für mehr als 2 Jahre im Voraus oder über eine Dauer von mehr als 6 Wochen sollen automatisch abgelehnt werden:
PS C:\> Set-CalendarProcessing "Urlaubskalender" -BookingWindowInDays 730 -MaximumDurationInMinutes 60480

Das war es auch schon. Genutzt wird dies durch die Anwender wie bei der Planung einer Besprechung mit Raumreservierung.



Als Nutzer mit dem Urlaubskalender arbeiten

Einen Urlaubsantrag stellen

So planen Sie nun einen Urlaub über den neuen Urlaubkalender:

  1. Wechseln Sie in Ihren persönlichen Kalender.
  2. Wählen Sie "Neue Besprechung"
  3. Wählen Sie Start- und Endzeitpunkt für Ihren Urlaub
  4. Geben Sie zum Beispiel "Urlaub" als Betreff ein.
  5. Wählen Sie das Raumpostfach über die Schaltfläche "Räume..." (rechts neben dem Eingabefeld Ort).
  6. Wählen Sie "Senden"
So erstellen Sie einen Urlaubsantrag

Hinweis zu Android und IOS
In der Outlook App für Android oder IOS steht die Schaltfläche "Räume..." nicht zur Verfügung. Wählen Sie den Urlaubkalender einfach über "Personen" aus.

Nach dem Absenden des Urlaubsantrag passiert folgendes:

  1. Der Urlaubszeitraum wird in Ihrem persönlichen Kalender eingeragen.
  2. Der Urlaubszeitraum wird zudem im Urlaubskalender unter Vorbehalt eingetragen.
  3. Sie erhalten eine EMail mit dem Hinweis, das eine Zusage noch aussteht.
  4. Die für die Genehmigung zuständige Person (in unserem Beispiel Herr Schmidt) erhält eine Benachrichtigung über Ihren Urlaubsantrag und kann diesem Zustimmen, Ablehnen oder alternative Zeiträume vorschlagen.
  5. Sie erhalten eine Email-Nachricht sobald über den Urlaubsantrag entschieden wurde.
  6. Wurde der Antrag genehmigt, wird der Vorbehalt aus dem Urlaubskalender automatisch entfernt.

Einen Urlaubsantrag Ändern

Um den Zeitraum zu ändern, beabreiten Sie einfach den Eintrag in Ihrem Kalender. Wurde der Termin bereits freigegeben, ist eine erneute Freigabe des geänderten Zeitraums erforderlich.


Einen Urlaubsantrag Entfernen

Um den Urlaubsantrag zu Löschen, entfernen Sie diesen einfach aus Ihrem persönlichen Terminkalender.


Den Urlaubskalender Anzeigen

Um alle Urlaubsanträge zu sehen, fügen Sie einfach den Urlaubskalender zu Ihren Kalendern hinzu:

Hinzufügen des Urlaubskalender

Wählen Sie hierzu per Rechtsklick über "Meine Kalender" den Menüpunkt "Kalender hinzufügen" und "Aus Raumliste..." den "Urlaubskalender" aus.